Intranetfusie Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Bij een fusie veranderen beleid, inrichting en werkprocessen van een organisatie. De systemen die die werkprocessen faciliteren worden vervangen, of geadopteerd van de fusiepartner. Websites en  intranetten moeten worden samengevoegd. Er is niet alleen een applicatiecomponent, ook de contentfusie moet goed worden aangepakt.

Contentmapping: genummerde contentelementen afkomstig uit verschillende applicaties

 

Ontsnapte websites

In 2012/2013 fuseerden Dienst Regelingen en Agentschap NL tot de nieuwe Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO in het kort).

Ook voor de content heeft een fusie tussen twee organisaties grote gevolgen: om te beginnen een nieuwe huisstijl en een nieuwe naam.

Die nieuwe naam en huisstijl moest worden doorgevoerd in alle websites en mogelijke applicaties waarvan beide organisaties het bestaan vergeten waren. (de jacht op “ontsnapte websites” – sites en applicaties die ergens nog het logo of de oude naam droegen – heeft zich over twee jaar uitgestrekt – de score kwam uit op ruim 400).

En dan natuurlijk de inhoud. Ik was verantwoordelijk voor het projectteam dat de interne (applicatie)content van de intranetten van beide organisaties moest samensmeden tot een geheel.

Mijn lessen?

Stel een toptaak content manager aan

Mensen hebben in een veranderingsproces wel iets anders aan hun hoofd dan content voor het intranet. Iedereen zit in het kwadrant urgent & belangrijk: de blauwdruk van de nieuwe organisatie, het plaatsingsproces zijn zaken die hoogveranderlijk zijn.

Het intranet is de plek waar dat allemaal bij elkaar komt. Snelle interne communicatie (draagvlak! betrokkenheid! ) is in de fusietijd van groot belang.

Faciliteer deze snelweg. Stel een toptaak contentmanager aan in je team die snel belangrijke informatie over de fusie uit alle niveaus geledingen van de organisatie kan ophalen en plaatsen.

Bevolk je team met mensen van beide organisaties

Het lijkt een open deur, maar het is belangrijk dat mensen uit beide organisaties deelnemen aan het contentteam. Als het projectteam afzwaait blijft vaak een deel over en wordt de webredactie. Als je in de stoom en kokend water fase van een project al goede onderlinge werkrelaties hebt kunnen smeden heb daar met de nieuwe organisatie alleen maar voordeel van.

Wees een sympathieke doorbitch

De grootste valkuil is de oude content meenemen ‘want we hebben nog niks anders’ en in de nieuwe organisatie is er nog niemand aangewezen om er iets van te vinden. Maar het is onzin om content waarvan je redelijkerwijs weet dat je die in de toekomst niet meer gaat gebruiken mee te nemen.

Wees dus een echte doorbitch. Blijf de vragen stellen: is het echt nodig om deze content mee te nemen? Wat is wettelijk verplicht? Welke content gaat nog over de oude organisatie en haar werkprocessen? Beloof altijd dat je de oude content zult opslaan op schijf voor latere consultatie.

Het belangrijkste wapen is een visie (of kern-contentstrategie), afgezegend door het management. Stel deze snel op zodat je een streng deurbeleid hanteren. Zo kun je stafafdelingen tegenhouden die hun eigen content op het nieuwe intranet willen meenemen voorzien van een labels “oud-organisatie X”, “oud-organisatie Y”.

Belangrijkste taken eerst

Het leven gaat door. Uren kunnen invullen en vergaderruimtes  reserveren zijn als eerste nodig, en voor een nieuwe organisatie is het van belang dat je je nieuwe collega’s kunt vinden op expertise, interessegebieden en gedeelde projecten, minder dan op organisatorische herkomst. Faciliteer dat door het slim toekennen van categorieën en tags.

 

Job done: met champagne in het RVO-personeelsblaadje

 

 

 

 

Comments are closed.